Deadline stress?
Jouw jaarverslag feestelijk
op tijd af! 

Het boekhoudkundig jaar is al een paar maanden voorbij. Voel je het al knagen? Jij weet, binnenkort moet het jaarverslag gereed zijn en deze taak ligt op jouw bordje. Kijk je vast enorm naar uit. Laten we eerlijk zijn, het op tijd indienen van het jaarverslag kan een uitdaging zijn die je met samengeknepen billen tegemoet gaat. Maar dat hoeft niet. Ik vertel je hoe je dat voor elkaar krijgt.  In ontspanning en zonder zweetdruppels (zoals je ziet, ben ik dol op genummerde lijstjes 😉)

Waarom die deadline?

1. Wettelijke verplichting: Sommige dingen gebeuren nou eenmaal alleen als ze echt moeten, daarom is er zoiets als wettelijke verplichtingen 🫣. Zo zijn Algemeen Nut Beogende Instellingen verplicht binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar het jaarverslag te publiceren (klik hier, artikel 1.8).
2. Vertrouwen van belanghebbenden: Stel je voor dat je het jaarverslag te laat indient. Het is alsof je een belangrijke vergadering binnenkomt op je sokken. Niet echt een goede indruk, toch? Tijdig indienen laat zien dat je betrouwbaar bent en serieus bezig bent met je organisatie, daar trots op bent en de buitenwereld graag laat zien waar jullie voor staan!
3. Planning en besluitvorming: Het jaarverslag is waarschijnlijk als een puzzel die je niet helemaal alleen kan maken. Zie het als een prachtige stok achter de deur om alle medepuzzelaars tijdig op te warmen zodat je ruim op tijd het hele plaatje compleet hebt.

Hoe je van die deadline een feestje maakt!

1. Plannen: Regeren is vooruitzien, zei Emile de Girardin al in de negentiende eeuw. Misschien is dit wel de moeilijkste stap. Maar oh, wat ga je hier de vruchten van plukken! Dus sluit jezelf een uur op, telefoon en mail aan de kant en reken terug vanaf je deadline wat je allemaal moet regelen en wie je daarbij nodig hebt. Het hoeft nog niet perfect en volledig, ga voor de grote lijn. Hiermee creëer je voldoende ruimte om eventuele tegenvallers op te vangen. Later kan je dit bijschaven. Print ‘m uit en leg ‘m zichtbaar op je bureau.
2. Maak belangrijk: Geef het jaarverslag een naam en gebruik dezelfde naam continu, vooral naar je collega’s. Om maar wat te noemen “Operatie online jaarverslag”, “De grote jaarverslag challenge”, “Project JRVRSLG” of “Jaarverslag met trots”. Hiermee blijft het makkelijk top-of-mind bij jezelf en de rest van de organisatie.
3. Communiceer: Zorg dat je met (een vaste) regelmaat alle betrokkenen informeert. Bijvoorbeeld eens per twee weken via een kort mailtje met vaste onderwerpen zoals: Tot nu toe, De komende weken, Knelpunten. En probeer altijd af te sluiten met iets positiefs zodat men het graag leest. Blokkeer hiervoor op voorhand een uur per week in je agenda.
4. Feestjes: Wie houdt er nou niet van feestjes? Maak het leuk, het leven is al serieus genoeg. Sowieso wanneer het jaarverslag klaar is uiteraard! Chapeau! Maar misschien ook bij het eerste ontwerp of een andere mijlpaal. Trommel de mensen op, zorg voor iets lekkers bij de koffie en geef mensen de ruimte om feedback te geven. Feedback krijgen kan lastig zijn, maar zie het als gratis advies. Bovendien ben je dan verzekerd van draagvlak en leven mensen mee. En uh.. beloon jezelf uiteraard ook bij elke mijlpaal je hebt bereikt! You go!
5. PR: Ja, juist een online jaarverslag kan je uitstekend gebruiken als pr-middel naar buiten. Bekijk deze voorbeelden maar eens, ze stralen stuk voor stuk professionaliteit en passie uit.