Een jaarverslag bestaat kortweg uit de bedrijfscijfers en een toelichting. Maar wat staat daar dan precies in? Aan welke onderdelen moet de toelichting voldoen? Op deze pagina lees je er alles over.
De inhoud van een jaarverslag kent geen vast model. Naast het verplichte onderdeel van de jaarrekening ben je dus vrij om er je eigen draai aan te geven. Meestal bevat het jaarverslag een uiteenzetting van de missie, visie, (marketing)strategieën, doelstellingen, werkmethodes en successen.
Je bent misschien gewend om van je jaarverslag een saai verslag te maken waarin je simpelweg een toelichting geeft op (de financiën van) het afgelopen jaar. Dat kan anders. Maak van je jaarverslag een verslag waar je trots op bent. Zie het jaarverslag als een visitekaartje van jullie organisatie. Laat je lezers zien waarin je uitblinkt!
Maar hoe ziet een goed jaarverslag eruit? Wat moet er allemaal in staan? En wat niet? Om je toch een beetje houvast te geven voor het schrijven van het jaarverslag, geven we je graag een mogelijke opzet:
Waarschijnlijk heeft je lezer niet de tijd om je jaarverslag van a tot z te lezen. Ze lezen alleen de highlights: het voorwoord en de samenvatting. Daarom is het belangrijk dat deze ijzersterk zijn. Het voorwoord is het allereerste stuk wat de lezer van je jaarverslag leest. Het is daarmee de ideale plek om, bijvoorbeeld namens de directeur, iets persoonlijks te schrijven. Neem de ruimte om te bedanken, bijvoorbeeld een klant of een medewerker in het bijzonder. Of wees openhartig over een ervaring of samenwerking. Geef een persoonlijke inkijk wat dit heeft betekent. Of begin met een leuke anekdote. Verleid de lezer om verder het jaarverslag in te duiken.
Tip: Benadruk in het voorwoord de positieve kanten.
Vertel hier globaal en beknopt de belangrijkste zaken uit het jaarverslag. Je kunt jezelf de vraag stellen: wat staat er eigenlijk in het jaarverslag? In de samenvatting geef je – zo kort mogelijk – antwoord op deze vraag. Stip beknopt alle belangrijkste dingen van het afgelopen jaar aan. Benoem alleen de hoofdzaken, laat alle bijzaken weg.
Tip: Beperk je samenvatting tot maximaal 5 alinea’s.
Stel het profiel van je organisatie samen om de belangrijkste kenmerken van de gevaren koers te bepalen. Dit profiel vormt het fundament op de toelichting van de ingezette werkmethodes en gemaakte successen. Het profiel van de organisatie zegt alles over de gemaakte keuzes. Het profiel van de organisatie bevat: de missie, visie, doelen en strategie. Van de missie werk je toe naar de strategie. Het wordt steeds specifieker, praktischer, concreter en unieker.
Missie
Waar staat de organisatie voor? In de missie geef je aan wat de organisatie wil betekenen voor haar klanten, medewerkers, stakeholders en andere belanghebbenden. De missie maakt duidelijk waar de onderneming voor staat en waarin zij zich onderscheidt van vergelijkbare organisaties, de concurrenten.
Visie
Waar gaat de organisatie voor? Een visie is het beeld dat de onderneming van de toekomst heeft. Het geeft in bepaalde mate de ontwikkeling van het bedrijf weer en de richting die men op wil gaan.
Doelen
Wat wil je als organisatie bereiken en binnen welk tijdsbestek? Doelen vertegenwoordigen een stip aan de horizon. Als je deze helder en duidelijk kunt uitleggen, begrijpt je lezer waar het om draait en creër je veel meer draagvlak.
Strategie
Wie zijn we en wat doen we nu? Strategie gaat erover hoe jij je missie, visie en doelstellingen bereikt. In de strategie beschrijf je de koers die wilt bewandelen voor het behalen van de gestelde doelen. De strategie wordt als het ware gevoed door de missie en visie.
Hoe steekt de organisatie in elkaar? Wie zitten er in het bestuur, wie zijn de werknemers, wat zijn hun taken? Is er het afgelopen jaar iets gewijzigd? Benoem welke eventuele gevolgen dit heeft. Besteed aandacht aan vertrokken en nieuw aangetrokken bestuursleden en/of werknemers door een persoonlijk woord.
Dit hoofdstuk is een logische voortzetting op het voorgaande hoofdstuk met doelstellingen. Met het beschrijven van de activiteiten geef je aan wat jullie als organisatie gedaan hebben om de doelen te behalen. Per activiteit kun je een korte beschrijving geven van de inhoud van de activiteit, waarom deze is uitgevoerd, wie ermee bereikt zijn en wat het resultaat is. Vertel waar je trots op bent en welke successen de organisatie hiermee heeft behaald. Geef ook aan als activiteiten niet naar verwachting verliepen, wat er beter kon en wat jullie ervan geleerd hebben. Je kunt er ook voor kiezen om de activiteiten op te splitsen in aparte hoofdstukken, afhankelijk van de hoeveelheid informatie. Let er tegelijkertijd op dat je niet te langdradig wordt, blijf kort en bondig.
De jaarrekening is het financiële en tevens verplichte onderdeel van het jaarverslag. Het bestaat uit 3 onderdelen: de balans, de winst- en verliesrekening en de toelichting daarop.
Balans
De balans is een momentopname en geeft een overzicht van de financiële situatie van je organisatie. Vaak is dit moment het eind van een boekjaar, meestal 31 december. Het overzicht bestaat uit alle schulden (passiva) en bezittingen (activa) van de organisatie. Daarnaast bestaat de balans ook uit algemene gegevens, zoals de balansdatum, lengte van het boekjaar, aantal werknemers en de bestemming van de winst.
Winst- en verliesrekening
De winst- en verliesrekening geeft aan wat er gedurende een jaar is verdiend (inkomsten) en welke kosten (uitgaven) er zijn gemaakt. Wanneer je dit tegen elkaar wegstreept, zal de uitkomst over die periode winst of verlies opleveren.
Toelichting
Hoe groot de omvang van de toelichting is, hangt af van de grootte van de organisatie. Bij een klein bedrijf bestaat de toelichting uit een korte analyse van de situatie op de balansdatum. Bij een grote organisatie heb je het over een groter boekwerk. De betalingen aan de directie kunnen hier zelf in vermeld staan.
In dit deel van het jaarverslag kun je vooruitblikken op het aankomende jaar. Neem eventueel ook een begroting op. Wat voor activiteiten verwacht je, welke richting heb je voor ogen? En wat betekent dat voor het financiële stuk (kosten en opbrengsten)? Houd bij het schrijven hiervan de klant in je achterhoofd. Maak het voor hen inzichtelijk wat de organisatie met het geld van klanten wil gaan doen en waarom.
In dit deel van het jaarverslag neem je eventueel achtergrondmateriaal op. Hiermee voorkom je dat de tekst in het jaarverslag onnodig lang wordt.
Tip: Verwijs in de andere hoofdstukken naar de bijlagen, indien relevant.
Het jaarverslag is geen jaarplan. In een jaarplan of meerjarenplan beschrijf je welke mensen en middelen je inzet om je doelen voor dat jaar te behalen. In het jaarverslag laat je zien hoe de uitvoering van het jaarplan vorm heeft gekregen.
Tips
Je kent ze vast nog wel, de compleet ingebonden boekwerken die uiteindelijk naar de onderste plank van de kast verdwijnen. Los van de laag stof kan je er niet meer vanaf zien of er eigenlijk wel doorheen gebladerd is. Zonde van al het werk dat er in is gestoken. Maar zeg nou zelf, erg aantrekkelijk om te lezen is het ook niet toch? Ondanks dat er tegenwoordig veel alternatieven zijn, zien we nog steeds een hardnekkige neiging naar print. In de meeste gevallen is dat wel mooi opgemaakt, maar
Sinds een aantal jaar zijn ook de mooi opgemaakte PDF in trek. Vaak ook interactief. Te downloaden via de website. Kan heel functioneel zijn, maar het is tegelijkertijd niet iets wat je snelt download en gaat lezen. Ze blijven ongezien staan op de saaie jaarverslagenpagina op de website. Tegenwoordig is er online veel meer mogelijk.
Ook zie je tegenwoordig veel online magazines. Dat is inmiddels een ingeburgerd begrip. Je kunt op deze manier je inhoud op een aantrekkelijke manier presenteren en voor je doelgroep beschikbaar maken. Anders dan in een papieren verslag, levert een online magazine je de mogelijkheid te meten wat je lezer met de informatie doet. Dan krijg je toch zin om te lezen? Verschillende platforms bieden tools voor het maken van een online magazine. Er komen steeds meer mogelijkheden die ook vaak gepaard gaan met hoge kosten en vragen om kennis om mee te werken. Daardoor ben je vaak genoodzaakt om een communicatiebureau of reclamebureau in te schakelen voor de opmaak en correcties.
Maar je kunt nu zelfs nog een stapje verder gaan: geen online magazine, maar een online jaarverslag.
Jaarverslag.org biedt dé oplossing voor je jaarverslag, jaarverantwoording of kwaliteitsverslag. Een verrassend mooi verslag waarmee je zowel online als offline je donateurs, klanten, stakeholders of andere betrokken inzicht geeft in het afgelopen jaar.
