Mercy Ships, Janno Kamphorst over de samenwerking met jaarverslag.org
Mercy Ships is één van de organisaties die al een aantal jaar werkt met jaarverslag.org. Benieuwd waarom en hoe het bevalt? Lees snel verder!
We kwamen met jaarverslag.org in aanraking door het jaarverslag van Compassion. Dat vonden we er goed uitzien! Toen we gingen informeren naar hoe ze dat hadden gedaan, kwamen we uit bij jaarverslag.org. En de rest is geschiedenis.
Het grootste voordeel is dat niet alles meer in één week af hoeft. Voorheen verzamelden we eerst alle informatie, en moesten we dus iedereen die iets aan moest leveren paraat hebben staan. Dan moest alles nagekeken en gecontroleerd worden en ging het naar de drukker. Die moest onder grote tijdsdruk, in één week, alles in het verslag krijgen. Elke punt en komma moest goed staan, elk blokje op de juiste plek. Daarna ging er nog een controle overheen en dan konden we het pas afronden.
Nu kunnen we een stuk sneller en efficiënter werken. Dit jaar was bijvoorbeeld de jaarrekening al eerder klaar. Die konden we er meteen inzetten, met de juiste vormgeving. Ook de kerntekst hebben we al af, die zetten we er nu ook al stapsgewijs in.
Je gaat eigenlijk van een lineair proces naar een meer interactief proces. We hoeven niet meer te wachten tot we alle tekst bij elkaar hebben, dan de controle doen, dan alles tegelijk naar de vormgever en dan nog een keer een controle. Nu kun je veel makkelijker plannen. Op het moment dat iets klaar is, zet je het erin. Er is nu geen filevorming meer, zeg maar.
We kunnen de druk ook beter verdelen nu. Omdat het niet meer gaat om het vormgeven van een document, maar om het bouwen van een website kunnen we meer mensen inzetten. In de organisatie zitten op verschillende plekken mensen die wel wat afweten van het bouwen van website. Die collega’s hebben we uitleg gegeven over het systeem. Zij helpen nu ook met bijvoorbeeld de teksten nalopen en de foto’s in het jaarverslag te plaatsen.
Een online jaarverslag van jaarverslag.org scheelt ook veel kosten. We hebben geen externe vormgever meer nodig die het document voor ons opmaakt. Daarnaast scheelt het enorm veel druk- en verzendkosten.
Voorheen kregen veel relaties van Mercy Ships een fysiek jaarverslag opgestuurd. Toen we overgingen naar een online jaarverslag, hebben we iedereen die een jaarverslag ontving gemaild, met de vraag of ze het jaarverslag digitaal wilden ontvangen. Daar reageerde bijna iedereen positief op.
We verspreiden het jaarverslag nu eigenlijk alleen nog digitaal. Zodra het uitkomt doen we dat met een kleine campagne via e-mail, nieuwsbrief en social media. Maar we blijven toch ook een fysiek jaarverslag nodig hebben. Dat was voor ons ook een eis bij het overgaan naar een online jaarverslag: het moet ook nog digitaal kunnen, zo makkelijk mogelijk. Met de export van jaarverslag.org is dat ook zo voor elkaar!
Werken met jaarverslag.org scheelt geld, maar vooral ook veel stress. Het gaat nu veel relaxter, omdat we een tool hebben die het hele proces vergemakkelijkt. Van het verzamelen van informatie, het vormgeven, het controleren en het delen van het verslag. Dat is de grootste winst!
Bekijk het jaarverslag Meer voorbeelden
Jaarverslag.org biedt dé totaaloplossing voor je jaarverslag, jaarverantwoording of kwaliteitsverslag. Een verrassend mooi verslag waarmee je zowel online als offline je donateurs, klanten, stakeholders of andere betrokken inzicht geeft in het afgelopen jaar.